Gelieve ons te laten weten, 

• bij welk door ons begeleid bedrijf of onderdeel van het bedrijf
• wat
• wanneer
• waar
• met welke betrokkenen

er iets is voorgevallen.

Wij verzoeken u vriendelijk om de situatie zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven.

Meldingen kunnen bijvoorbeeld overtredingen betreffen die strafbaar zijn of met een boete kunnen worden belegd, zoals corruptie, kartelrechtelijke overtredingen, mishandeling of seksuele misdrijven. Ook overtredingen van andere wettelijke voorschriften of interne compliance-richtlijnen, zoals de gedragscode of een handtekeningregel, zijn relevant.

We vragen u ook aan te geven of u het incident zelf heeft waargenomen, of u er zelf bij betrokken was, of of u er via derden van op de hoogte bent gesteld. 

We zijn ook geïnteresseerd in te weten welke andere personen – mogelijk niet direct betrokken bij de specifieke gebeurtenissen – hiervan op de hoogte zijn en of er documenten (bijv. e-mails, foto's) hierover bestaan. Dergelijke documenten kunt u ook als bestanden uploaden via dit webportaal.

Houdt u alstublieft het volgende in gedachten:

• Controleer voor het indienen van uw melding zorgvuldig of de informatie die u verstrekt correct is.
• Maak geen beweringen waarvan u weet dat ze onjuist zijn.
• We raden u aan, voor uw eigen veiligheid, de gemelde feiten ten minste globaal te controleren en dit veilig te documenteren.
• Als u later ontdekt dat sommige beweringen die u eerder hebt gedaan niet (meer) correct zijn, vragen we u deze te corrigeren.
• Als u niet zeker bent, gebruik dan formuleringen zoals "Ik geloof...", "Ik vind het mogelijk..."

Bij onzekerheden over de presentatie, beoordeling en/of aanpak kunt u vooraf – ook anoniem – en gratis met ons kantoor over de zaak praten.

Ontvangst en Verwerking

• Alle meldingen worden zorgvuldig en vertrouwelijk beoordeeld en verwerkt door ons, advocaat Dr. Nadja Müller en/of advocaat Dr. Johannes Dilling.
• We bevestigen doorgaans binnen 48 uur persoonlijk de ontvangst van uw melding.
• Indien nodig, nemen we contact met u op om eventuele terugvragen te beantwoorden.

Doorgifte aan het Bedrijf

• Nadat we de melding op plausibiliteit hebben beoordeeld, geven we deze vertrouwelijk door aan het bedrijf.
• We zorgen ervoor dat de melding niet wordt doorgespeeld aan personen die zelf onderwerp zijn van de melding.
• Het bedrijf beslist vervolgens hoe met de melding om te gaan (bijvoorbeeld het starten van een intern onderzoek, het overleggen aan externe instanties).
• Bedrijven moeten vanwege hun wettelijke verplichting mogelijke aanwijzingen van wangedrag onderzoeken en opgetreden wangedrag voorkomen. Daarom wordt elke melding serieus genomen en kan dit leiden tot verdere maatregelen.
• Houd er rekening mee dat een melding en een daarmee samenhangend proces belastend kan zijn voor alle betrokkenen. Daarom vragen we u als melder om vooraf zorgvuldig te controleren of de door u gemaakte aangiften naar uw beste weten en geweten correct zijn.

Afsluiting

• U ontvangt uiterlijk binnen drie maanden een terugkoppeling over uw melding van ons.

• Door een melding te doen, ontstaat er geen advocaat-cliëntrelatie tussen u als melder en ons advocatenkantoor.
• Een advocaat-cliëntrelatie bestaat uitsluitend tussen ons advocatenkantoor en het bedrijf dat ons heeft aangesteld als compliance-ombudspersonen of vertrouwensadvocaten.
• Niettemin komen we, Dilling Rechtsanwälte, met elk van deze bedrijven overeen dat zij onherroepelijk afzien van het recht om te worden geïnformeerd over de identiteit van de melder als deze dat niet wenst.
• We werken onafhankelijk en zonder instructies van alle bedrijven die onze diensten hebben ingehuurd.

De door ons aangeboden meldkanalen zijn kostenvrij (met uitzondering van Threema). Er zijn echter geen kosten voor u als melder – noch voor het indienen van uw melding, noch op een later tijdstip in het proces.

• We zijn wettelijk verplicht de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder te waarborgen. We beschermen ook de identiteit van personen die onderwerp zijn van een melding en van andere in de melding genoemde personen.
• U hoeft bij het indienen van een melding geen persoonlijke gegevens te onthullen. U kunt de melding ook anoniem indienen. Zelfs als u ons uw identiteit onthult, kunt u van ons verlangen dat we deze niet doorgeven aan het betrokken bedrijf.
• De vertrouwelijkheid van uw identiteit is onafhankelijk van het gekozen meldkanaal gegarandeerd.

Let op dat de bescherming van de vertrouwelijkheid van uw identiteit niet absoluut is en wij hier geen invloed op hebben.

• Ten eerste voorziet de Wet ter bescherming van klokkenluiders (§ 9 lid 2 HinSchG) uitzonderingen op de vertrouwelijkheid, die het bijvoorbeeld toestaan om de identiteit van een melder door te geven aan een strafvorderingautoriteit als deze dat verlangt. Er wordt expliciet verwezen naar § 9 lid 2 HinSchG.
• Ten tweede genieten alleen personen die in goede trouw handelen, bescherming van vertrouwelijkheid, dat wil zeggen personen die geen valse informatie opzettelijk of grof nalatig doorgeven. Een melder die opzettelijk of grof nalatig valse informatie doorgeeft, moet ermee rekenen dat zijn identiteit bekend wordt via een informatieverzoek van de betrokken persoon conform artikel 15, lid 1 AVG, en dat de betrokken persoon schadevergoeding eist.
• Ten slotte bestaat er noch geen beslagvrijstelling bij ons of bij de bedrijven die ons een mandaat geven, dat wil zeggen dat in geval van een officiële onderzoek autoriteiten documenten in beslag mogen nemen waaruit de identiteit van de melder blijkt.
• Melders die vrezen dat hun identiteit bekend wordt, wordt daarom aangeraden een melding anoniem in te dienen. Ook bij een anonieme melding mogen geen valse informatie worden doorgegeven.

Houd de volgende aanwijzingen in acht als u anoniem een melding wilt doen:

• Zorg ervoor dat uit de documenten die u ons toestuurt, uw identiteit niet kan worden afgeleid. Verwijder daarom alle persoonsgegevens die naar u kunnen verwijzen, zoals namen, adressen, e-mailadressen en bij Word-documenten onder de rubriek "Eigenschappen" de aanduiding dat u de auteur van het document bent.
• Beschrijf uitsluitend het gedrag of de uitlatingen van een persoon, zonder in te gaan op hiërarchieën, afdelingen, werkervaring of persoonlijke relaties met die persoon.
• Gebruik geen formuleringen, emoji’s, woorden of uitdrukkingen die u regelmatig gebruikt en die tot identificatie zouden kunnen leiden.
• Gebruik bij voorkeur niet uw zakelijke e-mailadres, een intern bedrijfsnetwerk of een computer van het bedrijf.

Het beschermen van uw identiteit is voor ons van groot belang en wij ondersteunen uw wens tot anonimiteit. Wij zullen van onze kant geen stappen ondernemen om uw identiteit te achterhalen.
Als u absoluut zeker wilt zijn dat derden geen toegang hebben tot de communicatie tussen u en ons kantoor, kunt u gebruik maken van de Signal Messenger, die effectieve end-to-end versleuteling garandeert.
Als u anoniem wilt blijven, is het toch wenselijk dat wij u op een later moment kunnen benaderen met vragen over de zaak. Mogelijke opties hiervoor zijn:

• Het aanmaken van een speciaal e-mailadres uitsluitend voor deze zaak, of
• Het gebruik van ProtonMail voor veilige en versleutelde e-mailcommunicatie, of
• Het gebruik van een prepaidtelefoon eventueel in combinatie met de Signal Messenger, of
• Threema.
• Het afspreken van een tijdstip waarop u ons anoniem terugbelt.

U kunt ons ook via dit webportaal eenzijdig laten weten hoe, wanneer en waar u bereikbaar bent.

Wij zijn ook beschikbaar voor persoonlijke ontmoetingen met de melder.

Voor zover u persoonlijke gegevens verstrekt, worden deze beschermd in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen. Alle informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens vindt u uitgebreid toegelicht in onze privacyverklaring.

Meldingen zijn een effectief middel om risico’s en wetsovertredingen tijdig te signaleren en te verhelpen. Daarom moeten melders worden beschermd. Zij mogen in het bijzonder geen represailles ondervinden van hun werkgever.
Represailles kunnen elke handeling of nalatigheid omvatten die leidt tot een beroepsmatig nadeel voor de melder vanwege zijn of haar melding. Dit omvat ook bedreigingen of pogingen tot represailles. Mogelijke beroepsmatige nadelen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit ontslag, berisping, overplaatsing, discriminatie of vormen van pesten. Mocht u slachtoffer worden van represailles, laat het ons dan alstublieft weten.
Let u er echter op dat alleen te goeder trouw handelende melders beschermd worden. U handelt te goeder trouw als u op het moment van de melding gegronde redenen had om aan te nemen dat de door u gemelde feiten waarheidsgetrouw zijn. U verliest uw bescherming als u opzettelijk of grof nalatig onjuiste feiten verstrekt.