Veuillez nous partager les informations suivantes : 

• Ce qu’il s’est passé 
• Dans quelle entreprise ou partie d’entreprise 
• Quand 
• Où 
• Quelles sont les autres personnes impliquées 

Nous vous prions de détailler, du mieux possible, les faits. 

Les signalements peuvent, par exemple, concerner des infractions passibles de sanctions pénales ou d'amendes. Ces violations peuvent relever de la corruption, d’infractions au droit de la concurrence, d’atteintes à l’intégrité physique ou de délits et crimes sexuels. De plus, des violations d’autres dispositions légales, d’une directive interne tel qu’un code de conduite ou comme une directive sur les signatures, peuvent être signalées. 

D’autre part, nous vous prions, de préciser si vous avez, en personne assisté à l’incident, si vous y avez pris part, ou si vous en avez appris l’existence par un tiers. 
Nous souhaitons également savoir quelles autres personnes - éventuellement non impliquées - ont connaissance des faits et s'il existe des documents (par ex. e-mails, photos) en lien avec ceux-ci. Vous pouvez également charger ces documents entant que pièces jointes via ce portail web.

Veuillez prendre en considération les informations suivantes : 

• Avant d’émettre votre signalement, veuillez consciencieusement vérifier que les déclarations que vous faites sont exactes.
• En effet, vous ne devez pas faire de déclarations que vous savez être fausses.
• Pour votre propre protection, nous vous recommandons de vérifier au moins sommairement les faits communiqués et de les documenter dans un endroit sûr.
• Si vous constatez ultérieurement que certaines informations que vous avez fournies précédemment ne sont plus correctes, nous vous prions de les corriger.
• Si vous n'êtes pas sûr, veuillez utiliser des formulations telles que « Je pense... », « Je crois qu'il est possible... ».

En cas d'incertitudes concernant la formulation, l'évaluation et/ou la procédure, vous pouvez discuter du cas avec notre cabinet – même de manière anonyme – et cela gratuitement. 

Réception et traitement

• Tous les signalements sont soigneusement et confidentiellement examinés et traités par nos avocats Dr. Nadja Müller et Dr. Johannes Dilling.
• Nous accusons réception de votre signalement dans un délai de 48 heures.
• Si cela s'avère nécessaire, nous prendrons contact avec vous pour clarifier d'éventuelles questions.

Transmission à l'entreprise

• Après avoir vérifié la plausibilité du signalement, nous le transmettons confidentiellement à l'entreprise. 
• Nous veillons à ne pas transmettre le signalement aux personnes qui en font l’objet. 
• L’entreprise décide ensuite de la procédure à suivre pour traiter le signalement (par exemple : ouverture d’une enquête interne ou transmission du signalement à des autorités externes).
• En vertu de leur obligation légale, les entreprises sont tenues d’enquêter sur les faits signalés et de faire cesser tout comportement répréhensible. C’est pourquoi chaque indice est pris au sérieux et peut entraîner des mesures de suivi.
• Veuillez noter que le signalement ainsi que les procédures qui en découlent peuvent représenter une charge pour toutes les personnes concernées. C’est pourquoi nous vous demandons, en tant qu’auteur du signalement, de vous assurer, au meilleur de votre connaissance et en toute bonne foi, de l’exactitude des informations transmises.

Clôture 

• Un retour concernant votre signalement vous sera communiqué dans un délai maximal de trois mois. 

• Un signalement n'établit pas de relation mandataire entre vous, en tant que lanceur d’alerte et notre cabinet.
• Une relation mandataire existe exclusivement entre notre cabinet et l'entreprise qui nous a désignés comme responsables de la conformité ou personnes de confiance.
• Néanmoins, nous, Dilling Rechtsanwälte, convenons avec chacune de ces entreprises qu'elles renoncent irrévocablement à être informées de l'identité de la personne signalant l'indice si celle-ci ne le souhaite pas.
• Nous travaillons de manière indépendante et sans instruction des entreprises qui nous ont mandatés.

Les canaux de signalement que nous mettons à votre disposition sont gratuits. (à l'exception de Threema). Aucun frais ne vous sera facturé en tant lanceur d’alerte– ni au cours de la transmission de votre signalement ni à aucun autre moment de la procédure.. 

• Nous sommes légalement tenus de garantir la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte. Il en va de même pour les personnes visées par le signalement ainsi que pour toute autre personne mentionnée.
• Vous n’êtes pas tenu de fournir des données personnelles lors de la transmission d’un signalement. Celui-ci peut être soumis de manière anonyme. Même si vous choisissez de révéler votre identité, vous pouvez demander qu’elle ne soit pas communiquée à l’entreprise concernée.
• La confidentialité de votre identité est assurée, quel que soit le canal de signalement utilisé.

Veuillez noter que la confidentialité de votre identité ne peut pas être garantie de manière absolue. Nous n'avons, à cet égard, aucune influence. 

• D’une part, la loi sur la protection des lanceurs d’alerte prévoit à son article 9, alinéa 2, des exceptions au principe de confidentialité, permettant par exemple de transmettre l’identité d’un lanceur d’alerte à une autorité de poursuite pénale si celle-ci en fait la demande. Il est expressément fait référence à l’article 9, alinéa 2 de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte (HinSchG).
• D’autre part, seules les personnes de bonne foi bénéficient de la protection de la confidentialité, c’est-à-dire celles qui ne transmettent pas volontairement ou par négligence grave des informations fausses. Un lanceur d'alerte qui transmet intentionnellement ou par négligence grave des informations erronées doit s’attendre à ce que son identité soit révélée suite à une demande d’information de la personne concernée, conformément à l’article 15, alinéa 1 du RGPD, et que cette personne puisse faire valoir des demandes en dommages et intérêts.
• Enfin, ni les entreprises qui nous mandatent, ni notre cabinet, ne bénéficions d'une protection contre la saisie. En cas d’enquête par les autorités, ces dernières peuvent saisir des documents contenant des informations permettant d'identifier le lanceur d’alerte.
• Il est donc recommandé aux lanceurs d’alerte qui craignent que leur identité soit divulguée de soumettre leur signalement de manière anonyme. Même dans le cas d'un signalement anonyme, il est interdit de transmettre des informations fausses.

Lisez attentivement les indications suivantes, si vous voulez émettre votre signalement de manière anonyme : 

• Veillez à ce que votre identité ne puisse pas être déduite des documents que vous nous envoyez. Supprimez donc toutes données personnelles qui pourraient permettre votre identification, telles que les noms, adresses, adresses e-mail et, dans les documents Word, sous la rubrique "Informations", le fait que vous êtes l'auteur du document.
• Décrivez uniquement le comportement ou les déclarations d'une personne, sans mentionner de rapports hiérarchiques, de départements, d’expériences professionnelles ou des relations personnelles avec celle-ci.
• Évitez d'utiliser des formulations, des émojis, des mots ou des expressions que vous utilisez régulièrement et qui pourraient permettre votre identification. 
• En fonction des moyens à votre disposition, n'utilisez pas votre adresse email professionnelle, le réseau intranet de l'entreprise ou un ordinateur de fonction.
• La protection de votre identité est une priorité pour nous, et nous soutenons votre souhait d’anonymat. Nous ne prendrons donc aucune mesure pour vous identifier.

Si vous souhaitez être absolument certain que des tiers ne puissent pas accéder à la communication entre vous et notre cabinet, vous pouvez utiliser l'application de messagerie Signal, qui garantit efficacement un chiffrement de bout en bout.
Si vous souhaitez rester anonyme, vous devez néanmoins nous permettre d´ultérieurement vous contacter, et de vous poser des questions complémentaires à propos du cas. Pour cela, vous pouvez :

• Créer une adresse e-mail spécifique au cas, ou
• Utiliser ProtonMail pour une communication e-mail sécurisée et chiffrée, ou
• Utiliser un téléphone portable prépayé, éventuellement en combinaison avec l'application de messagerie Signal, ou
• Utiliser l´application de messagerie Threema.
• Convenir d'un rendez-vous, où vous nous recontacter de manière anonyme 

Vous pouvez également nous informer unilatéralement via ce portail web de la manière, du moment et du lieu où vous pouvez être contacté.
Nous sommes également disponibles pour des rencontres en personne avec le lanceur d’alerte.

Dans la mesure où vous fournissez des données personnelles, celles-ci seront protégées conformément à la législation en vigueur. Toutes les informations relatives au traitement de vos données personnelles sont précisées dans notre déclaration de protection des données.

Les signalements sont un outil efficace pour identifier le plus tôt possible des risques ou des violations, et ainsi pouvoir y remédier. C’est pourquoi, les lanceurs d’alerte doivent être protégés. Plus particulièrement, vous ne devez pas faire l’objet de représailles de la part de votre employeur.  

Les représailles peuvent être toutes omissions ou actes intervenant dans un contexte professionnel et causant un préjudice aux auteurs du signalement. Cela inclut également les menaces et tentatives de représailles. 

Ces représailles peuvent prendre la forme d'un licenciement, d'un avertissement, d'une mutation, de discriminations ou encore d’harcèlement. Si vous subissez un traitement défavorable à la suite de votre signalement, veuillez-nous en informer. 

Sachez néanmoins que seules les personnes ayant effectué leur signalement de bonne foi, peuvent bénéficier de cette protection. 
Vous émettez votre signalement de bonne foi, si vous avez au moment du signalement des raisons raisonnables de croire que les informations partagées étaient véridiques. Vous ne pouvez bénéficier de cette protection, si vous partager délibérément ou négligemment de fausses informations.